Прибыль есть, а денег нет: почему так бывает и что с этим делать

Одна из самых частых жалоб собственников: «по отчётам мы в плюсе, а платить зарплату нечем». Это не ошибка бухгалтера и не магия. Прибыль и деньги — разные вещи, и они почти никогда не совпадают по времени.

Прибыль и деньги считают разное

Прибыль отвечает на вопрос «заработали ли мы за период». Выручка признаётся, когда вы оказали услугу или отгрузили товар, — даже если клиент ещё не заплатил.

Деньги отвечают на вопрос «сколько у нас на счетах прямо сейчас и сколько будет завтра». Здесь важна только дата, когда деньги реально пришли или ушли.

Пока бизнес маленький, разница незаметна. Когда появляются отсрочки, закупки впрок и крупные клиенты, она становится огромной.

Куда «пропадают» деньги

1. Клиенты платят с отсрочкой. Работа сделана, выручка в отчёте есть, а денег ещё нет.
2. Закупки наперёд. Деньги ушли в товар или материалы, которые продадутся только через месяц.
3. Возврат кредитов. Тело кредита — это не расход, прибыль он не уменьшает, а деньги со счёта забирает.
4. Налоги и крупные платежи раз в квартал. В месяце, когда они списываются, денег резко меньше.
5. Деньги, которые вам не принадлежат. Авансы клиентов, обеспечения по контрактам, деньги под зарплату — они лежат на счёте, но уже обещаны.
6. Собственник забирает деньги. Это не расход бизнеса, но денег на счёте от этого меньше.

Как перестать удивляться

• Вести ДДС — движение денег по статьям, отдельно от прибыли. Тогда видно, что именно съело деньги в этом месяце.
• Смотреть прогноз, а не только факт. Платёжный календарь показывает, сколько денег будет через неделю и через месяц с учётом всех известных платежей и поступлений.
• Разделять «свободные» и «обещанные» деньги. Особенно если бизнес получает авансы или вносит обеспечения.
• Задать порог минимального остатка. Если прогноз опускается ниже — это сигнал заранее договориться об отсрочке, перенести закупку или ускорить оплаты клиентов.

Пример

Условный пример: агентство закрыло месяц с прибылью 400 000 ₽. Но два крупных клиента заплатят только в следующем месяце, а зарплата команды — 25-го числа. По отчётам всё хорошо, а 25-го на счёте не хватает 150 000 ₽. Если видеть это за три недели, можно попросить клиента о частичной предоплате или перенести оплату подрядчикам.

Что поможет

В Бизнесметрике деньги со всех счетов собираются на одной панели, а ДДС и платёжный календарь показывают и факт, и прогноз. Когда прогноз уходит ниже порога, бот присылает предупреждение — с датой и суммой.

Хотите посмотреть на своих цифрах? Запишитесь на демо.