Агентство: как пережить месяц, когда клиенты платят с отсрочкой

В агентстве всё держится на команде, и зарплата — самая большая и самая обязательная статья расходов. А клиенты платят тогда, когда им удобно: по актам, с отсрочкой, иногда с задержкой. Отсюда главный риск — не хватить денег на зарплату.

Почему это происходит

• Работа сделана раньше оплаты. Месяц работы, акт, потом ещё пара недель на оплату.
• Крупный клиент задерживает платёж — и сразу проваливает весь месяц.
• Подрядчики и фрилансеры хотят оплату сейчас, а клиент заплатит потом.
• Зависимость от одного-двух клиентов — если один уходит, денег резко не хватает.

Как планировать деньги

1. Прогноз до зарплаты. Каждую неделю смотрите: хватит ли денег на ближайшую зарплату с учётом ожидаемых оплат.

2. Реалистичные даты оплат. Ставьте не дату из договора, а дату, когда этот клиент обычно платит.

3. Дебиторка под контролем. Список: кто, сколько и сколько дней просрочки. Напоминайте сразу, а не через месяц.

4. Подрядчикам — после клиента. Где возможно, договаривайтесь с подрядчиками об оплате после получения денег от клиента.

5. Предоплата и этапы. Для новых и крупных проектов — предоплата или оплата по этапам.

Какие цифры смотреть

• ФОТ к выручке — какая доля выручки уходит на команду.
• Выручка на сотрудника — растёт ли эффективность.
• Доля крупнейшего клиента — насколько бизнес зависит от одного заказчика.
• Средний срок оплаты — сколько дней проходит от акта до денег.
• Маржа по клиентам и проектам — кто реально приносит деньги после ФОТ и подрядчиков.

Пример

Условный пример: на счёте 980 000 ₽, зарплата команды 25-го — 1,15 млн ₽, а клиент с проектом на 610 000 ₽ заплатит только 28-го. Если подрядчикам заплатить 20-го, к зарплате получается минус. Если перенести оплату подрядчикам на 29-е — после клиента, — разрыва нет.

В Бизнесметрике есть пакет для агентств и сервисного B2B: деньги и ДДС, прогноз до зарплаты, проекты по этапам, а по запросу — маржа по клиентам и дебиторка. На странице пакета можно попробовать демо.